Cómo organizar un webinar para olvidar distancias

Los eventos empresariales o formativos permiten llevar a cabo una forma muy efectiva de comunicación: el contacto entre personas. Pero vivimos épocas en las que es complicado organizar actos y reuniones como las de antaño. Y además, las fronteras poco a poco están dejando de tener relevancia. Así que aprender cómo hacer un webinar se está convirtiendo en una necesidad comunicativa para las marcas.

Pero ¿qué es un webinar? Empecemos aclarando la terminología y después veremos cómo prepararlo e integrarlo en una estrategia de marketing digital.

¿Qué es un webinar?

Literalmente, un webinar es una conferencia vía web. Se trata de eventos en los que se puede compartir contenido muy relevante y atractivo de la mano de expertos en la materia. Por tanto, pueden resultar beneficiosos tanto para el branding como para la captación.

El formato es audiovisual pero mejorado, ya que va a permitir que los asistentes intervengan. Con esa capacidad de ser bidireccional (y de contar con bastantes asistentes), se pueden hacer olvidar las distancias y sumar comodidad y comunicación.

A su favor tiene la capacidad de interactuar, que hace olvidar las distancias. Y las múltiples posibilidades que ofrece: puede ser formativo, divertido o ambas cosas, y siempre dejará huella en quienes asistan.

Además, se pueden adaptar a cualquier sector o modelo de negocio. Y es que, en todos se puede encontrar un contenido que hacer resaltar y que permita demostrar la maestría en un tema.

¿Cómo hacer un evento online de éxito? 

Lo primero, siempre, debe ser la planificación. Y esta ha de ser doble. Por un lado, se ha de prever una fecha y un horario y por otro se debe trazar el guión y el desarrollo del webinar.

Escoger el tema será el principio: ¿En qué es más relevante tu marca? ¿Qué puede interesar más a tus leads? Dar unas cuantas vueltas a estas preguntas nos ayudará a escoger la mejor opción.

Tras esta decisión, vendrá la del tono. Ser desenfadado no nos debe restar cualidad de expertos, pero quizá tu público está esperando algo más de seriedad. Decide cuál es el equilibrio perfecto entre frescura y expertise. Hacer un ejercicio de empatía, tan necesario en comunicación, será lo que nos marque el timbre de voz del webinar.

Desde el punto de vista del contenido, un webinar es una herramienta muy poderosa. La voz humana ha demostrado ser el formato escogido por muchos para disfrutar de contenidos (piensa en el gran momento que están viviendo los podcasts).

¿Y el formato? ¿Será una conferencia apoyada o no por una presentación? ¿Un debate entre expertos? ¿Una entrevista? Ajusta tus recursos con tus aspiraciones y elige la que mejor se adapte a ambos.

El marketing digital y el webinar están hechos para integrarse y entenderse. Uno marca estrategias que ayudan a crecer. El otro es una herramienta capaz de mostrar lo único y experto que se es en una materia.

La siguiente decisión estratégica será escoger entre un webinar en vivo o en diferido. En realidad, va a depender mucho de los medios de los que se dispongan. En cualquier caso, se convertirá en un recurso que compartir tantas veces como se decida estratégicamente.

Cómo hacer un webinar: herramientas

Afortunadamente el marketing digital y un webinar cuentan con herramientas variadas y potentes con las que sostener estos eventos.

No importa el tamaño de tu organización ni los fondos que puedas destinar a este evento. Afortunadamente puedes encontrar en la red herramientas que lo simplifican al máximo a precios muy competitivos. Y lo mejor: vendrán con instrucciones, centro de ayuda y seguro que cuentan con algún tutorial.

Por quedarnos con algunas de las más familiares o eficaces, te proponemos probar con alguna de estas:

• Jitsi, Zoom, Hangouts, Teams y Skype: sí, las herramientas que ya utilizas pueden ser el soporte de tu webinar. No contarás con más opciones de las que ya dispones, pero si se trata de un grupo de asistentes poco numeroso, pueden servir perfectamente. Consulta la duración, la capacidad de grabado, entrena para enseñar al asistente más neófito a utilizar el chat y simplemente, convoca.
• YouTube: el rey del formato audiovisual es otra opción a tener en cuenta. Y su utilidad para recibir y compartir comments en vivo facilitará la sensación de participación. Necesitarás tener un canal o crearlo. Y siempre recomendamos que sea un canal corporativo.
• Webinar Jam: nos gusta particularmente esta herramienta porque pone las cosas muy fáciles a sus usuarios. Se trata de una solución basada en la nube, que puede usarse junto con otras herramientas de marketing online. Puede enviar sms, correos, encuestas o votaciones, y ofrece la posibilidad de crear landing pages o formularios de registro. También permite compartir presentaciones y se graba automáticamente.

En realidad, la red nos permite encontrar otras soluciones como Webex, Webinar Ninja o Run the World. Todas te ayudarán a salir del paso y a hacer una webinar de éxito. ¡Pierde el miedo a este formato! Acerca audiencias, consigue leads y haz que tu marca aparezca como la experta que es.

Clara Nieva

Especialista en planificación estratégica y gestión de canales digitales. Amante de la medición, porque aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno digital es un reto y una obligación para las marcas y empresas.