Estrategias para planificar un evento virtual y conseguir leads

La fuerza que tiene un evento físico para comunicar y crear redes no se cuestiona. Pero: ¿qué hacemos en tiempos tan inciertos? El aliado perfecto son eventos virtuales para conseguir leads, especialmente para empresas B2B, con el que generar leads de calidad.

Sin embargo, no todo se debe dejar en manos de la tecnología: estrategia y planificación son básicas para el éxito de un evento virtual. Con un trabajo previo bien enfocado, el evento será mucho más efectivo para atraer leads.

Importancia de los leads para una empresa

A modo de recordatorio, definiremos los leads como los contactos o registros que efectúan potenciales clientes o usuarios. Esta cesión de datos de contacto permite crear bases de datos, y con ellas las organizaciones establecen contacto de una manera menos intrusiva.

Sus datos se ofrecen a cambio de algo que le resulte útil. Normalmente se trata de formatos de contenido que pueden serle de utilidad (infografías, ebooks, whitepapers, etc.).

A partir de ese momento, la empresa puede establecer contacto con el interesado, que ha autorizado esa posibilidad al acceder al registro de datos. A través del denominado nurturing se pueden automatizar contactos periódicos que harán sentir a ese lead vínculo con la organización. Por tanto, su transformación en una venta (e incluso su fidelización), estará más próxima.

Estrategias para un evento virtual exitoso

Una acción como esta debe tener alineados a todos los miembros de una organización. Sin esa colaboración y sintonía, será difícil establecer los dos puntos de arranque: escoger el objetivo y el target.

Ambos son la base sobre la que deberá empezar a trabajar una marca ante la posibilidad de organizar un evento digital. Además de conocer los intereses o necesidades de los destinatarios, será muy importante conocer sus capacidades tecnológicas.

Porque no todos los públicos objetivos comparten el mismo nivel de digitalización, deberemos escoger entre distintos formatos para realizar nuestro evento virtual. En cualquier caso, es importante tener presente los distintos tipos de dispositivos desde los que nuestro público se puede conectar. Que todos tengan una experiencia positiva y cómoda será esencial.

¿Cómo vas a convocar a los futuros asistentes? ¿Dónde los puedes encontrar? Aunque la estrategia de ventas multicanal es el futuro, debes escoger cuidadosamente dónde anunciar tu evento virtual. Según el contenido y los destinatarios, por ejemplo, no todas las redes sociales serán las adecuadas.

Y recuerda anunciar, convocar, enviar un recordatorio, crear un hashtag que suene bien… ¡y agradecer la presencia a quienes hayan participado! Cuanto más cuides a tus asistentes, más leads vas a poder obtener.

Cómo montar el evento digital

A continuación, hay que dar forma al evento virtual: ¿Va a tratarse de un taller o demostración? ¿Una entrevista? ¿Una clase magistral? Demos, seminarios, sesiones de preguntas y respuestas… la elección vendrá determinada por el objetivo y el target, que marcarán el formato a escoger.

Y muy importante: es mucho más efectivo un evento pregrabado funcional que un evento en directo con limitaciones. Escoger según nuestras capacidades (técnicas y presupuestarias) siempre aportará beneficios a nuestra imagen de marca.

En cualquier caso, debemos tener siempre presente que, con la virtualización, los tiempos deben acortarse necesariamente. Y no perder de vista la importancia de la coherencia visual de todos los elementos que vayan a ofrecerse a los asistentes.

La accesibilidad (subtítulos) y la posibilidad de ofrecer en diferido el contenido del evento también deben estar en la lista de decisiones estratégicas.

Crear hype alrededor de nuestro evento con pequeñas dosis o adelantos de la información que se va a compartir nos ayudará a conseguir asistentes. En este punto será de mucha ayuda la colaboración de embajadores que puedan extender la influencia de nuestro evento virtual. Y más si tenemos en cuenta que en este caso no existirán las fronteras geográficas.

Para conseguir la interconexión que se produciría en una feria, congreso o jornadas, debemos dar posibilidades de interacción a los asistentes (a través de un chat, por ejemplo). En ese sentido, será necesario escoger la herramienta tecnológica que mejor se adapte a la idea que tenemos en mente.

Esta herramienta además deberá proporcionarnos la capacidad de realizar un análisis posterior, de proporcionarnos la información que necesitamos. De este modo podremos realizar la captación de datos necesaria para ofrecer a nuestros clientes un producto a medida.

Ventajas de organizar un evento virtual

• Son mucho más económicos (y sostenibles) que un evento físico. Evitas desplazamientos, dietas, pernoctaciones, alquiler de locales o salas y un largo etc.
• Son mucho más fáciles de internacionalizar.
• No existen restricciones de aforo.
• Su celebración es 100% libre de COVID-19.
• No necesitas plantilla especializada: si no dispones de la tecnología necesaria para celebrarlo en tu organización, puedes encontrar con facilidad grandes profesionales que lo creen casi a tu medida.
• Pueden impactar de manera muy positiva sobre la visibilidad de tu marca o empresa.
• Ofrecen resultados más fáciles de medir que los obtenidos en un evento tradicional o físico.

Clara Nieva

Especialista en planificación estratégica y gestión de canales digitales. Amante de la medición, porque aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno digital es un reto y una obligación para las marcas y empresas.