Sabemos lo importante que es mantener una comunicación empresarial fluida dentro de un equipo de trabajo por grande o pequeño que sea. No solamente como parte de una dinámica diaria, sino como un reflejo de buenos hábitos aplicables a la comunicación que después la organización va a mantener hacia el exterior con clientela, empresas proveedoras o público en general.
Comunicación de empresa eficiente
Las fórmulas híbridas de teletrabajo son el presente en un mundo globalizado en pandemia que se está redefiniendo día a día.
Los equipos están distribuidos en diferentes lugares, horarios y entornos culturales y el impacto en la comunicación interna es determinante.
Para realizar reuniones en remoto son habituales Zoom o Teams y algunas de las aplicaciones más utilizadas para organizarse y comunicarse entre equipos son Asana o Trello.
Estos programas son similares y tienen el mismo objetivo: gestionar proyectos en un entorno digital.
Trello es más conocido por su vista de tablero, mientras que Asana originalmente usaba listas de tareas y un calendario. Ambas ofrecen planes gratuitos más que razonables para compartir contenido y asignar tareas a cada persona dentro del equipo, manteniendo una comunicación fluida y directa.
Con cualquiera de ellas se mejora la gestión del tiempo, el orden de tareas e ideas y la creación de una estrategia conjunta para organizarlo todo dentro de un mismo sistema integrado, dinámico y fácil de actualizar en tiempo real.
Entre las grandes marcas que usan sus servicios se encuentra Sony Music, que ha cuadriplicado su capacidad de producción creativa desde que ha incorporado en su estrategia de comunicación interna estas herramientas.
Ahora todos los equipos que producen contenidos y materiales para canales de contacto directo con fans, sitios web, redes sociales y correo electrónico, gestionan su trabajo a través de plataformas de gestión de proyectos y comunicación. Un ejemplo es la creación de un calendario de campañas de redes sociales para artistas y sellos en las que era muy importante simplificar y escalar la producción creativa de las mismas para poder alcanzar mayores metas de interacción.
Los resultados al implementar esta metodología de comunicación entre equipos son realmente positivos.
Comunicación interna y externa
La línea que las separa en ocasiones es muy fina, ya que hay situaciones en las que una organización no puede evitar que las personas que trabajan se enteren de anuncios importantes a través de los medios de comunicación.
Un ejemplo habitual son las posibles fusiones entre bancos, que pueden ocasionar mucha inquietud entre la plantilla ante la incertidumbre de lo que va a ocurrir en relación a sus puestos de trabajo. En estos casos, es fundamental ofrecer un mensaje de tranquilidad asegurando la transparencia del proceso que se vaya a realizar.
Otra clave de buena práctica en comunicación interna para escalar equipos, está en escuchar a la plantilla para poder resolver sus problemas y necesidades, además de generar un clima seguro en el que todas las ideas sean posibles y escuchadas.
En este sentido la empresa MGM realizó una muy buena gestión de comunicación interna frente a la necesidad de dar un giro a su propósito empresarial: pasar de ser una compañía de casinos a una compañía de entretenimiento y resorts.
Al plan lo denominaron SHOW, que era el acrónimo de la idea que querían transmitir:
- Sonreír y saludar a los invitados.
- Escuchar sus historias.
- Poseer experiencia en sus tareas.
- Provocar un «Wow» en los invitados
Organizaron una cumbre para 7.000 cargos de la compañía en las que transmitieron el concepto y cómo tenían que comunicárselo a sus 77.000 trabajadores/as, lo que llevó a resultados extraordinarios. Un ejemplo más de cómo la comunicación interna puede trasladarse eficientemente a la percepción exterior y los resultados empresariales.
En definitiva, para gestionar la comunicación interna de manera eficiente, es recomendable establecer una herramienta en la que quede bien definido el workflow. Esto nos ayudará a organizar el equipo, y veremos su efecto en la comunicación entre la plantilla que será más fluida y transparente.
De este modo cualquier cambio que pueda tener repercusión fuera del ámbito de la organización estará mejor aceptado por los trabajadores y trabajadoras ya que, permitirá a la dirección transmitirlo de manera clara y ordenada. Es la mejor forma de evitar la desinformación y de cara al exterior, nos dará una imagen de marca mucho más reforzada.
Así que, es momento de ponerse manos a la obra para elaborar una estrategia de comunicación interna aliada con los objetivos que hayamos contemplado en nuestro plan de comunicación externa.
Xus Bernabeu
Especializada en marketing digital con predilección por aquellas marcas que apuestan por transformar su entorno y conocer a su público a través de estrategias digitales.
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