Estrategias de trabajo a distancia para equipos deslocalizados

Durante el último año los cambios en nuestras vidas han sido tantos que casi hemos agotado la capacidad de asombro. Entre los muchos giros inesperados que nos ha traído la crisis sanitaria, la normalización del trabajo a distancia ha sido solo uno más. Hemos tenido que tirar de imaginación y hacer virtual todo lo que antes era físico, tratando siempre de no perder la sensación de conexión.

En cuestión de teletrabajo es mucho lo que se ha avanzado en muy poco tiempo. Pero nos da la sensación de que algo muy importante puede haberse descuidado. En Weaddyou intentamos crear estrategias de marketing digital en tiempos de distancia social para nuestras marcas. Y lo hacemos con un equipo unido, enfocado y motivado. Aunque solo nos veamos a través de la pantalla.

¿Cuál es nuestro secreto? Empatía, estrategia, tecnología y mucho amor. Nuestra creatividad y savoir faire permanece intacto gracias a un esfuerzo tan técnico como humanístico.

Dificultades que afrontan los equipos en situación de trabajo a distancia

Las situaciones personales de cada miembro del equipo obviamente van a afectar al funcionamiento del conjunto. Por eso se hace necesario implantar la flexibilidad como medida principal. Y más en un equipo creativo.

Al perder la estimulación de trabajar con otros, según el prestigioso psicólogo Robert Zajonc, perdemos motivación. Esto puede resolverse de una manera sencilla: hagamos desde la distancia lo que haríamos estando juntos. Breves reuniones diarias en las que se trabaje la empatía, se alabe el trabajo bien hecho y se pregunte algo tan simple como “¿cómo estás?” pueden obrar milagros.

Por otro lado, se ha de procurar que retos, objetivos, tareas y proyectos estén compartidos de forma clara y accesible. Esta parte puede ser complicada cuando la conversación física desaparece. Que cada miembro tenga acceso a esa información posibilitará comunicación y trabajo fluido.

Por último, debemos hacer mención a las dificultades técnicas. Van a aparecer, por lo que, anticipar problemas, establecer metodologías y abrazar nuevas tecnologías de trabajo a distancia nos preparará para sortearlas con éxito.

Estrategias de teletrabajo para equipos unidos

De entre los muchos paradigmas que hemos superado en este año, el de la vigilancia y supervisión ha sido uno de ellos. Sustituirlo por organización y confianza permite avanzar y refuerza autoestimas.

Además, debemos aprender a dar importancia a lo aportado frente a las horas dedicadas. Esto permitirá que un equipo funcione a la perfección incluso en la distancia.

Validar resultados y esfuerzos e incluirlos como parte de los éxitos de la empresa es otra estrategia que une y motiva. Todo ello debe fundamentarse con una comunicación fluida y frecuente. El seguimiento diario (breve y en común) es una estrategia que funciona. La retroalimentación positiva funciona y crea equipos competitivos.

Cada miembro del equipo debe de ser sincero sobre su disponibilidad y nivel de ocupación. Respetando los límites conseguimos aunar trabajo y vida personal. El síndrome de burnout acecha detrás de cada jornada sin horario de finalización.

Incluso en estas circunstancias las organizaciones acogen nuevos miembros. Dedicar el tiempo necesario a que todo el mundo se conozca y conozca las tareas de cada compañero creará sentimiento de equipo.

Herramientas para el trabajo a distancia

Con la parte emocional de la gestión de equipo bien trabajada, tan solo fatal proporcionar el soporte que haga posible el desarrollo de los proyectos. Existen multitud de herramientas que nos ayudan en el teletrabajo, pero queremos destacar algunas por su capacidad de hacer fácil lo difícil:

Whatsapp y Telegram (o Slack que es capaz de integrar estas y otras apps) nos proporcionan la oportunidad de adjuntar archivos y crear grupos de mensajería instantánea. La ventaja es que la mayoría de los integrantes ya los conoce y los utiliza; la desventaja, que puede percibirse como una intromisión en las comunicaciones particulares.

La videoconferencia se ha convertido en algo tan normalizado como antes lo era acudir con un bloc de notas a la sala de reuniones. Skype sigue siendo una herramienta tan útil como era hace 10 años, y su principal ventaja es que todo el mundo la conoce.

También pueden resultar muy útiles Zoom (aunque necesitarás una versión de pago para tener todas las prestaciones posibles) o Jitsi. En cuanto a Google Meet, obviamente debemos mencionar que es solo una de las utilidades de Google Workplaces. Esta última opción puede ser el all in one perfecto para arrancar con el trabajo a distancia en una organización.

De hecho, si tenemos que quedarnos con tres herramientas que sean capaces de aunar todo lo que una empresa en situación de trabajo a distancia necesita, nos quedamos con estas tres:

• Google Workplaces: incluye todas las utilidades de Google: correo, Calendar, Meet, y también software de trabajo como son sus hojas de cálculo o Sheets, Drive para almacenar y compartir documentos, Docs como procesador de textos, o Hangout para chatear. El único pero que podemos ponerle es que no tiene versión free.
• Microsoft Teams: muy similar a la herramienta de Google, este sí posibilita una versión gratuita con algunas limitaciones.
• Slack: integra sin problemas otras plataformas e incorpora la utilidad de poder buscar temas en conversaciones antiguas. Permite llamadas de voz y también videoconferencias además de crear canales compartidos.

Clara Nieva

Especialista en planificación estratégica y gestión de canales digitales. Amante de la medición, porque aprovechar las oportunidades que ofrece el entorno digital es un reto y una obligación para las marcas y empresas.